Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verileriniz, Psikoterapi Merkezi tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenebilir.
İşlenen veri kategorileri
Telefon, e-posta veya WhatsApp üzerinden iletişime geçtiğinizde kimlik ve iletişim bilgileriniz ile paylaştığınız mesaj işlenebilir. Çevrim içi randevu talebinde başvuru nedeni veya sağlık öyküsü sorulmaz. Psikolojik ölçek, yaşam öyküsü formu veya çocuk/ergen formunu gönderdiğinizde aşağıdaki veriler işlenir. Ölçek yanıtları ile aile, çocukluk, gelişim, sağlık, ilişki ve psikolojik destek öyküsü gibi bilgiler özel nitelikli kişisel veri niteliği taşıyabilir.
- Formu dolduran yetişkinin veya yasal temsilcinin ad ve soyadı, çocukla ilişkisi, telefon numarası ve e-posta adresi
- Çocuk veya ergenin ad ve soyadı, doğum tarihi, yaşı, velayet ve yaşam düzeni bilgileri
- Randevu görüşme biçimi, tarih-saat ve ilk görüşme bilgisi
- Seçilen ölçeğin tüm madde yanıtları ile hesaplanan puan ve yorumlar
- Aile, çocukluk, gelişim, sağlık, eğitim, çalışma, sosyal ilişki ve psikolojik destek öyküsü
- İntihar girişimi sorusuna isteğe bağlı olarak verilen yanıt
- Aydınlatma metni onayı, açık rıza, doğruluk ve yasal temsil yetkisi beyanları ile gönderim zamanı
- Güvenlik ve bot doğrulaması için sınırlı teknik kayıtlar
İşleme amaçları ve yöntemi
Veriler; randevu müsaitliğinin kontrolü, çift rezervasyonun önlenmesi, randevu talebinin değerlendirilmesi, takvim kaydının ve e-posta bildirimlerinin oluşturulması; ayrıca form sahibinin ve yasal temsilcinin belirlenmesi, ölçeğin puanlanması, yanıt ve sonuç raporlarının hazırlanması, görüşme öncesi formların PDF belgesine dönüştürülmesi, belgelerin veri sorumlusuna iletilmesi, görüşme sürecinin planlanması, klinik değerlendirmeyi destekleme, gerektiğinde iletişim kurma, bilgi güvenliğini sağlama ve hukuki yükümlülükleri yerine getirme amaçlarıyla elektronik ortamda işlenir. Randevu formunda WhatsApp onayı ayrıca verilirse onay ve yaklaşık 24 saat önceki hatırlatma mesajları Meta WhatsApp Cloud API üzerinden gönderilir. Formların kullanımı isteğe bağlıdır; gönderimden önce aydınlatma metnini okuduğunuza ilişkin onay ile açık rıza alınır.
Otomatik puanlama hakkında
Yanıtlar, çalışma kitabında tanımlanan alt boyut ve ters puanlama kurallarına göre sunucuda otomatik hesaplanır. Bu işlem yalnızca raporu oluşturur; otomatik tanı, tedavi önerisi veya kişi hakkında hukuki ya da benzer önemli sonuç doğuran bir karar üretilmez.
Aktarım
Form ve randevu verileri Cloudflare altyapısında işlenir, bot doğrulaması Cloudflare Turnstile ile yapılır. Onaylanan randevunun ad soyad, iletişim, görüşme biçimi ve tarih-saat bilgileri Google Takvim'e kaydedilir. Randevu ve form e-postaları Resend hizmeti üzerinden veri sorumlusunun veya danışanın Google ya da başka bir sağlayıcı tarafından sunulan e-posta hesabına gönderilir. İsteğe bağlı WhatsApp bildirimi ayrıca kabul edilirse ad soyad, telefon, görüşme biçimi ve tarih-saat bilgileri onay ve hatırlatma şablonları için Meta'ya aktarılır; sağlık öyküsü, ölçek yanıtı veya başvuru nedeni WhatsApp mesajına eklenmez. Bu sağlayıcıların altyapıları kapsamında veriler yurt dışında işlenebilir. Aktarım, uygulanabilir KVKK hükümleri ile uygun aktarım mekanizmaları gözetilerek ve formda ayrıca alınan açık rıza kapsamında gerçekleştirilir. Telefon kullanıldığında ilgili elektronik haberleşme sağlayıcısı da sürece dahil olur.
Saklama ve veri minimizasyonu
Randevu kayıtları randevu tarihinden itibaren en fazla 12 ay; reddedilen ve iptal edilen talepler 90 gün saklandıktan sonra günlük otomatik silme sürecine alınır. Google Takvim olayı iptal halinde kaldırılır. Randevu formunda sağlık öyküsü, tanı, ilaç veya serbest açıklama alanı bulunmaz. Ölçek yanıtları web sitesinde ayrı bir veritabanına kaydedilmez. Yaşam öyküsü ile çocuk/ergen formu yanıtları, PDF oluşturma ve e-posta teslimini güvenilir biçimde tamamlamak için uygulama katmanında şifrelenerek Cloudflare D1 üzerinde geçici olarak saklanır; Cloudflare Queue yalnızca rastgele kayıt kimliğini taşır. Başarılı teslimden hemen sonra geçici kayıt silinir; teslim tamamlanamazsa kurtarma amacıyla en fazla 30 gün tutulup otomatik olarak silinir. Gönderilen belge klinik e-posta hesabında işleme amacı ve yasal yükümlülüklerle uyumlu süre boyunca tutulur. İlk iletişim sırasında gerekli olmayan ek sağlık ayrıntılarını WhatsApp veya açık mesaj kanallarında paylaşmamanız önerilir.
KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızla ilgili başvurularınızı kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle birlikte iletişim sayfasında belirtilen e-posta adresine veya ofis adresine iletebilirsiniz.
- Verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşleme hakkında bilgi talep etme
- Düzeltme veya silme isteme
- İşlemenin sınırlandırılmasını ve ilgili üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme